ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG THCS MỘC HOÀN

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG THCS MỘC HOÀN

Công tác văn phòng, hành chính và quản lý hồ sơ sổ sách gọn gàng, kịp thời là yếu tố quan trọng giúp mọi hoạt động của nhà trường vận hành trôi chảy. Nhận thức rõ điều đó, trong thời gian qua, lãnh đạo trường THCS Mộc Hoàn đã tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, hành chính. Việc làm này không chỉ giúp giảm tải áp lực giấy tờ cho thầy cô mà còn nâng cao rõ rệt hiệu quả công việc hàng ngày.

1. Sắp xếp công việc hợp lý và thành lập tổ hỗ trợ công nghệ

Để việc ứng dụng công nghệ vào quản lý đạt hiệu quả, nhà trường không triển khai áp đặt mà đi từng bước cụ thể, phù hợp với năng lực của từng thành viên:

Phân công đúng người, đúng việc: lãnh đạo trường giao việc cụ thể cho từng bộ phận từ Phó Hiệu trưởng, các Tổ trưởng chuyên môn đến nhân viên văn thư, kế toán. Mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình trên các phần mềm quản lý chung.

Thành lập tổ hỗ trợ: Nhà trường đã cử ra một nhóm giáo viên tin học và các thầy cô trẻ thành thạo công nghệ để làm nòng cốt. Tổ này có nhiệm vụ “cầm tay chỉ việc”, trực tiếp hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn cho các thầy cô lớn tuổi hoặc những người còn lúng túng khi sử dụng máy tính, phần mềm mới.

2. Giảm bớt giấy tờ, chuyển sang làm việc trên môi trường mạng

Bước chuyển biến rõ rệt nhất tại trường THCS Mộc Hoàn là việc thay đổi thói quen làm việc từ sổ sách giấy sang phần mềm điện tử, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức:

Quản lý văn bản và ký số: Hiện nay, 100% văn bản đi và đến của nhà trường đều được xử lý, lưu trữ trên hệ thống điện tử. Lãnh đạo trường thực hiện ký số trực tiếp trên máy tính, giúp duyệt công văn, quyết định nhanh chóng ngay cả khi đi công tác. Lịch trực tuần, thông báo nội bộ cũng được gửi qua mạng để giáo viên kịp thời nắm bắt.

Số hóa hồ sơ học sinh: Toàn bộ dữ liệu về học sinh, từ việc nhập điểm, quản lý nề nếp đến học bạ điện tử đều được thầy cô thực hiện đồng bộ trên hệ thống Cơ sở dữ liệu ngành. Thay vì phải đi gom sổ sách, báo cáo thủ công như trước, nay các tổ chuyên môn và lãnh đạo trường có thể kiểm tra, tổng hợp số liệu thi đua, học tập một cách nhanh chóng, chính xác chỉ bằng vài thao tác trên máy tính.

3. Chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi cùng các trường bạn

Trong các hội nghị giao ban cụm trường học trên địa bàn, trường THCS Mộc Hoàn luôn cởi mở chia sẻ những cách làm hay, những kinh nghiệm thực tế của trường mình.

Lãnh đạo trường và bộ phận văn phòng nhà trường đã trao đổi cụ thể với cán bộ quản lý trường bạn về kinh nghiệm triển khai học bạ điện tử, cách bảo mật thông tin tài khoản hay quy trình xử lý văn bản đi đến sao cho không bị sót việc. Ngược lại, nhà trường cũng tích cực lắng nghe, học hỏi những giải pháp hay từ các trường xung quanh để hoàn thiện hơn bộ máy quản lý của mình. Sự giao lưu, tương trợ lẫn nhau này đã giúp thắt chặt tình đoàn kết giữa các nhà trường và cùng nhau tiến bộ.

Việc đổi mới công tác quản lý, hành chính bằng công nghệ tại trường THCS Mộc Hoàn đã và đang mang lại những hiệu quả rất thiết thực. Giải phóng sức lao động cho đội ngũ văn phòng và giáo viên chính là đòn bẩy quan trọng để thầy cô có thêm thời gian, tâm huyết tập trung nâng cao chất lượng dạy và học trong nhà trường./.

Tác giả: Lê Thị Thúy Nga – Hiệu trưởng